Warum auch Verhandlungen über IT Services immer wichtiger werden

Wer im Berufsalltag an Verhandlungen denkt, denkt oft an die Kolleg*innen aus dem Vertrieb. Doch es gibt viele andere Unternehmensbereiche in denen Verhandlungen ebenfalls einen wichtigen Stellenwert haben. Insbesondere in der IT bekommen Verhandlungskompetenzen eine immer größere Bedeutung. Weshalb das so ist und wie Sie Verhandlungsberatung dabei unterstützt, Verhandlungen über IT-Services erfolgreich zu meistern, schauen wir uns in diesem Artikel genauer an. 

Warum Verhandlungen von IT-Services an Bedeutung gewinnen

Zwei Drittel aller ausgelagerten Dienstleistungen sind inzwischen IT-Services. Gartner prognostiziert dieses Jahr Ausgaben für Software-as-a-Service (SaaS) Dienstleistungen in Höhe von 150 Milliarden USD. Dies entspricht der fünffachen Summe verglichen mit dem Jahr 2015. Auch im Bereich Infrastructure-as-a-Service (IaaS) wird von einem ähnlich hohen Anstieg der Investitionen ausgegangen. Diese Entwicklung unterstreicht die zunehmende Bedeutung von Verhandlungen zwischen Unternehmen und ihren IT-Dienstleistern.

Bei diesen Verhandlungen geht es nicht mehr nur darum IT-Kosten zu sparen. Vielmehr ist die Auslagerung von IT-Services zu einem zentralen Thema für CIOs geworden und dient häufig der Entwicklung von Wettbewerbsvorteilen. 

5 gute Gründe IT-Services auszulagern

Es gibt viele strategische Ziele, die für die Auslagerung von IT-Prozessen sprechen. CIOs und IT Manager entscheiden sich häufig wegen einer oder mehrerer der folgenden Gründe dazu, IT-Services extern einzukaufen: 

  1. neue Technologien und strategischen IT-Skills zugänglich machen
  2. Engpass-Ressourcen entlasten
  3. die Skalierung der eigenen IT-Organisation ermöglichen 
  4. Flexibilität von Ressourcen erhöhen
  5. die Innovationsfähigkeit der IT-Organisation verbessern

Wer kennt es nicht? Fast jedes Projekt benötigt heute Unterstützung durch IT-Mitarbeiter*innen, welche oft zu den Engpassressourcen im Unternehmen gehören. Nicht selten hemmen solche Engpässe innovative Projekte oder Produktneueinführungen massiv. Daher ist eine moderne und skalierbare IT-Organisation auch aus Business-Sicht essentiell. 

Was die Verhandlungen über IT-Services besonders macht

Auch wenn in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen große Teile ihrer IT Prozesse auslagern, hat dieses Thema bisher sowohl in der Forschung als auch in der Praxis wenig Beachtung bekommen. Dabei ist sich die Professorenschaft der renommierten Harvard Universität und Manager einig, dass Verhandlungen über Technologien besondere Eigenschaften aufweisen. Hierzu zählen insbesondere: 

  1. die technologische Komplexität von IT-Services
  2. Egos und persönliche Interessen der IT-Experten
  3. die Macht der großen Tech Player
  4. organisatorische Veränderungen

Technologische Komplexität

Verhandlungen zu neuen Technologien erfordern tiefgreifende Kenntnisse über Hard- oder Software, die häufig über das IT Know-how der meisten Manager hinaus gehen. Aktuelle Trends in 2020 sind etwa Network Function Virtualization (NFV), Dirty Data im Bereich Künstlicher Intelligenz (KI) oder Digital Twinning. Wenn einzelne Beteiligte über fundierte IT-Kenntnisse zu diesen Trends verfügen und annehmen, dass andere am Tisch ihre Sprache sprechen, kann dies zu ernsthaften Missverständnissen führen. Als IT Laie kann man hier oft nicht mehr auf Augenhöhe verhandeln. Gleichzeitig fehlt es technischen Experten häufig an wichtigen Kommunikationskompetenzen.

Egos und persönliche Interessen

Diejenigen, die eine neue Technologie entwickeln oder sich für sie einsetzen, werden oft zu zusätzlichen Akteuren, wenn sie ein persönliches Interesse am Ergebnis einer Verhandlung haben. Technologiebefürworter*innen und ihre Egos können anfänglich unkomplizierte Gespräche blockieren. Häufig beharren IT-Expert*innen auf die technisch beste Lösung und vergessen dabei die Perspektive ihrer Kunden einzunehmen und das tatsächliche Kundenproblem zu lösen.  

Die Macht der großen Tech Player

Die Konzentration im Cloud-Markt nimmt weiter zu. AWS, Google und Microsoft bauen ihre Wettbewerbsposition weiter aus, sodass man als Kunde kaum an diesen Anbietern vorbeikommt. Dies schwächt die Verhandlungsposition gegenüber diesen Cloud-Giganten. Doch nicht nur der Cloud-Markt entwickelt sich zu einem Verkäufermarkt, in dem Anbieter eine verhandlungstaktisch günstigere Position einnehmen. Der Bundesverband der IT-Anwender, kurz Voice, fordert schon seit einiger Zeit die Digitalpolitik der Bundesregierung dazu auf eine weitere Marktkonzentration im Bereich Anbieter-Plattformen und Enterprise-Software (ERP) zu verhindern. Es ist anzunehmen, dass Kunden auch mittelfristig in einer schwächeren Verhandlungsposition sein werden. Umso wichtiger ist es daher als Einkäufer*in von IT-Services über ausgezeichnete Verhandlungskompetenz zu verfügen. 

Organisatorische Veränderungen

Eine weitere Besonderheit bei der Auslagerung von IT-Services ist der von ihnen ausgelöste Grad der Veränderung in Unternehmen. Häufig geht die Einführung von neuen IT-Systemen mit einer umfangreichen IT-Transformation einher. Davon sind dann nicht nur einzelne Teams oder Bereiche in der IT-Organisation betroffen, sondern meist das ganze Unternehmen mit allen Nutzern. Nicht selten wird der hier ausgelöste Grad der Veränderung unterschätzt. Dies kann dazu führen, dass der Faktor Mensch in der Veränderung unzureichend berücksichtigt wird und die IT-Transformation am Ende sogar scheitert.

Wie erfolgreiche Verhandlungen über IT-Services geführt werden sollten

Um diesen Besonderheiten gerecht zu werden, ist es bei Verhandlungen von IT-Services deshalb besonders wichtig

  • das Verhandlungsteam bewusst interdisziplinär zu besetzen, um Fach- und Verhandlungskompetenz sicherzustellen 
  • Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden, die sich aufgrund der technologischen Komplexität ergeben können
  • die interne Verhandlungsstrategie eng abzustimmen
  • mittels regelmäßiger Vor- und Nachbesprechungen sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten an die abgestimmte Strategie halten und Alleingänge vermieden werden
  • alle betroffenen Organisationseinheiten miteinzubeziehen, um Akzeptanz für die IT-Transformation zu schaffen 

Wie wir Sie bei der Verhandlung über IT-Services unterstützen

Wir unterstützen Sie dabei Verhandlungen über IT-Services nachhaltig erfolgreich zu führen. PACTUM steht Ihnen beratend zur Seite und begleitet Sie während des gesamten Verhandlungsprozesses. In der Regel läuft unsere Beratung in den folgenden 3 Schritten ab: 

Verhandlungsberatung Prozess

Sie planen IT-Services auszulagern? Sie möchten sich zu möglichen Strategien für Verhandlungen über IT-Services austauschen? Oder Sie wollen mehr über unsere Leistungen erfahren? Dann sprechen Sie uns gerne an! Entweder telefonisch unter +49 69 200 98 97 8 oder per Mail unter hello@pactum-advisory.com.