Warum auch Verhandlungen mit IT-Dienstleistern immer wichtiger werden

Wer im Berufsalltag an Verhandlungen denkt, denkt oft an die Kolleg*innen aus dem Vertrieb. Doch es gibt viele andere Unternehmensbereiche in denen Verhandlungen ebenfalls einen wichtigen Stellenwert haben. Insbesondere in der IT bekommen Verhandlungskompetenzen eine immer größere Bedeutung. Weshalb das so ist und wie Sie Verhandlungsberatung dabei unterstützt, Verhandlungen mit IT-Providern erfolgreich zu meistern, schauen wir uns in diesem Artikel genauer an. 

Warum Verhandlungen mit IT-Dienstleistern an Bedeutung gewinnen

Zwei Drittel aller ausgelagerten Dienstleistungen sind inzwischen IT-Services. Gartner prognostiziert dieses Jahr Ausgaben für Software-as-a-Service (SaaS) Dienstleistungen in Höhe von 150 Milliarden USD. Dies entspricht der fünffachen Summe verglichen mit dem Jahr 2015. Auch im Bereich Infrastructure-as-a-Service (IaaS) wird von einem ähnlich hohen Anstieg der Investitionen ausgegangen. Diese Entwicklung unterstreicht die zunehmende Bedeutung von Verhandlungen zwischen Unternehmen und ihren IT-Dienstleistern.

Bei diesen Verhandlungen geht es nicht mehr nur darum IT-Kosten zu sparen. Vielmehr ist die Auslagerung von IT-Services zu einem zentralen Thema für CIOs geworden und dient häufig der Entwicklung von Wettbewerbsvorteilen. 

5 gute Gründe IT-Services auszulagern

Es gibt viele strategische Ziele, die für die Auslagerung von IT-Prozessen sprechen. CIOs und IT Manager entscheiden sich häufig wegen einer oder mehrerer der folgenden Gründe dazu, IT-Services extern einzukaufen: 

  1. neue Technologien und strategischen IT-Skills zugänglich machen
  2. Engpass-Ressourcen entlasten
  3. die Skalierung der eigenen IT-Organisation ermöglichen 
  4. Flexibilität von Ressourcen erhöhen
  5. die Innovationsfähigkeit der IT-Organisation verbessern

Wer kennt es nicht? Fast jedes Projekt benötigt heute Unterstützung durch IT-Mitarbeiter*innen. Diese gehören zu den Engpassressourcen im Unternehmen. Nicht selten hemmen solche Engpässe innovative Projekte oder Produktneueinführungen massiv. Deshalb: Eine moderne und skalierbare IT-Organisation ist auch aus Business-Sicht essentiell. 

Was die Verhandlungen mit IT-Dienstleistern besonders macht

Auch wenn in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen große Teile ihrer IT Prozesse auslagern, hat dieses Thema bisher sowohl in der Forschung als auch in der Praxis wenig Beachtung bekommen. Dabei ist sich die Professorenschaft der renommierten Harvard Universität und Manager einig: Verhandlungen über Technologien weisen besondere Eigenschaften auf. Hierzu zählen insbesondere: 

  1. die technologische Komplexität von IT-Services
  2. Egos und persönliche Interessen der IT-Experten
  3. die Macht der großen Tech Player
  4. organisatorische Veränderungen

Technologische Komplexität

Verhandlungen zu neuen Technologien erfordern tiefgreifende Kenntnisse über Hard- und Software, die häufig über das IT Know-how der meisten Manager hinaus gehen. Aktuelle Trends in 2020 sind etwa Network Function Virtualization (NFV), Dirty Data im Bereich Künstlicher Intelligenz (KI) oder Digital Twinning. Wenn einzelne Beteiligte über fundierte IT-Kenntnisse zu diesen Trends verfügen und annehmen, dass andere am Tisch ihre Sprache sprechen, kann dies zu ernsthaften Missverständnissen führen. Als IT Laie fällt es schwer auf Augenhöhe zu verhandeln. Gleichzeitig fehlt es technischen Experten häufig an wichtigen Kommunikationskompetenzen.

Egos und persönliche Interessen

Diejenigen, die eine neue Technologie entwickeln oder sich für sie einsetzen, werden oft zu zusätzlichen Akteuren. Ihre persönlichen Interessen beeinflussen den Verlauf der Verhandlung massiv. Technologiebefürworter*innen und ihre Egos können anfänglich unkomplizierte Gespräche blockieren. Häufig beharren IT-Expert*innen auf die technisch „beste Lösung“ und vergessen dabei die Perspektive ihrer Kunden einzunehmen. Und zwar: Das tatsächliche Kundenproblem lösen.  

Die Macht der großen Tech Player

Die Konzentration im Cloud-Markt nimmt weiter zu. AWS, Google und Microsoft bauen ihre Wettbewerbsposition weiter aus, sodass man als Kunde kaum an diesen Anbietern vorbeikommt. Dies schwächt die Verhandlungsposition gegenüber diesen Cloud-Giganten. Doch nicht nur der Cloud-Markt entwickelt sich zu einem Verkäufermarkt, in dem Anbieter eine verhandlungstaktisch günstigere Position einnehmen. Der Bundesverband der IT-Anwender, kurz Voice, fordert schon seit einiger Zeit die Digitalpolitik der Bundesregierung dazu auf eine weitere Marktkonzentration im Bereich Anbieter-Plattformen und Enterprise-Software (ERP) zu verhindern. Es ist anzunehmen, dass Kunden auch mittelfristig in einer schwächeren Verhandlungsposition sein werden. Umso wichtiger ist es daher als Einkäufer*in von IT-Services über ausgezeichnete Verhandlungskompetenz zu verfügen. 

Organisatorische Veränderungen

Eine weitere Besonderheit bei der Auslagerung von IT-Dienstleistungen ist der von ihnen ausgelöste Grad der Veränderung in Unternehmen. Häufig geht die Einführung von neuen IT-Systemen mit einer umfangreichen IT-Transformation einher. Davon sind dann nicht nur einzelne Teams oder Bereiche in der IT-Organisation betroffen, sondern meist das ganze Unternehmen mit allen Nutzern. Nicht selten wird der hier ausgelöste Grad der Veränderung unterschätzt. Dies kann dazu führen, dass der Faktor Mensch in der Veränderung unzureichend berücksichtigt wird und die IT-Transformation am Ende sogar scheitert.

5 Tipps, wie Sie erfolgreich mit IT-Dienstleistern verhandeln

Um diesen Besonderheiten gerecht zu werden, empfehle ich Ihnen bei Verhandlungen von IT-Services deshalb folgendes:

  1. Besetzen Sie das Verhandlungsteam bewusst interdisziplinär, um Fach- und Verhandlungskompetenz sicherzustellen 
  2. Vermeiden Sie Missverständnisse in der Kommunikation, die sich aufgrund der technologischen Komplexität ergeben können
  3. Stimmen Sie die interne Verhandlungsstrategie eng ab
  4. Stellen Sie mittels regelmäßiger Vor- und Nachbesprechungen sicher, dass sich alle Beteiligten an die abgestimmte Strategie halten und Alleingänge vermieden werden
  5. Beziehen Sie alle betroffenen Organisationseinheiten mit ein, um Akzeptanz für die IT-Transformation zu schaffen 

Wie PACTUM Sie bei der Verhandlung über IT-Services unterstützt

Ich unterstütze Sie dabei Verhandlungen mit IT-Dienstleistern zu führen. Dafür stehe ich Ihnen beratend zur Seite und begleitet Sie während des gesamten Verhandlungsprozesses. In der Regel läuft die Beratung in den folgenden 3 Schritten ab: 

Sie planen IT-Services auszulagern? Sie möchten sich zu möglichen Strategien für Verhandlungen mit IT-Providern austauschen? Dann sprechen Sie mich gerne an! Telefonisch unter +49 69 200 98 97 8 oder per Mail unter hello@pactum-advisory.com.


Lisa Kohlrusch

Transformationsbegleiterin, Nachhaltigkeitsexpertin & Mediatiorin

Lisa liebt Unternehmen, die sich verändern, um nachhaltiger und digitaler zu werden. Als Gründerin von PACTUM sieht sie ihre Mission darin, Menschen zu umfangreichen Transformationen zu ermutigen und sie dabei aktiv zu begleiten.

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